KNOWLEDGE MANAGEMENT (Kasus: Astragraphia, Tbk)

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan zaman saat ini berubah sejalan dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.  Manusia kini berada pada masa yang disebut dengan era globalisasi.  Era globalisasi adalah masa dimana sudah tidak ada lagi penghalang (barriers) dalam komunikasi, informasi bahkan batas-batas negara.  Era globalisasi tentunya bukan tanpa konsekuensi.  Beberapa isu penting mengenai persaingan dalam segala bidang yang melibatkan individu, kelompok, organisasi, perusahaan, bahkan negara menjadi subyek dalam suatu persaingan dalam memperoleh tujuannya masing-masing.

Sektor bisnis merupakan salah satu obyek yang tentunya termasuk dalam kancah persaingan di era globalisasi.  Pada sektor ini perusahaan yang menjadi subyek dalam suatu persaingan berusaha memperoleh tujuan dari bisnis itu sendiri, yaitu keuntungan dan pertumbuhan perusahaan dalam rangka suistanable business.  Salah satu kunci sukses perusahaan untuk tetap dapat bersaing dalam industri bisnisnya adalah dengan pengembangan dan inovasi dari produk dan jasa yang ditawarkan untuk memperoleh posisi daya saing.  Suatu inovasi lahir dari adanya pengerahan segala kemampuan dan potensi yang dimiliki oleh perusahaan.  Knowledge management diyakini merupakan salah satu cara yang ditempuh perusahaan dalam rangka meningkatkan daya saing dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya perusahaan, termasuk pengetahuan yang bersifat eksplisit maupun implisit (tersembunyi).  Knowledge sharing adalah salah satu bentuk upaya dari suatu perusahaan untuk mengembangkan SDM dan berbagi pengetahuan di kalangan karyawan guna meningkatkan kemampuan mereka dalam berinovasi.

PT Astragraphia, Tbk  adalah salah satu market leader dalam bidang document solution.  Dalam rangka memperkuat posisi bersaingnya, perusahaan ini terus berusaha mengembangkan inovasi bisnis yang merupakan salah satu strategi bisnis yang diterapkannya.  Membangun suatu sistem yang berbasis knowledge management merupakan komitmen perusahaan dalam penyebaran dan pengembangan pengetahuan.  Melalui knowledge management ini pula diharapkan adanya knowledge sharing sehingga tercipta juga sinergi yang kuat serta dapat mengembangkan karyawan ke arah kompetensi dan produktivitas yang lebih baik.

 

1.2. Perumusan Masalah

Hal yang tersulit dalam knowledge management adalah menangkap atau capture pengetahuan yang bersifat implisit (tacit).  Pengetahuan yang tacit ini relatif sulit ditangkap karena mempuyai sifat melekat pada otak manusia sehingga terkadang sulit untuk digitalisasi.  Tantangan terberat dari perusahaan adalah bagaimana caranya suatu tacit knowlegde ini dapat ditransfer untuk orang lain ataupun organisasi, sehingga ada manfaat yang dapat dihasilkan dari proses transfer knowledge tersebut.  Berdasarkan uraian di atas terdapat beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan knowledge management di PT Astragraphia, Tbk yaitu:

  1. Bagaimanakah sharing knowlegde yang diterapkan di perusahaan?
  2. Pengaruh apa saja yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge management?
  3. Manfaat apa saja yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge management?

1.3. Tujuan

Tujuan disusunnya makalah berjudul Knowledge Management (Kasus: PT Astrgraphia, Tbk)  ini adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisis penerapan sharing knowledge di perusahaan sebagai bagian dari knowledge management.
  2. Menganalisis pengaruh yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge management.
  3. Menganalisis manfaat yang didapatkan perusahaan dengan adanya penerapan knowledge management.

II. PROFIL PERUSAHAAN

2.1. Sejarah

Astragraphia mengawali perjalannya pada tahun 1971 sebagai Divisi Xerox pada PT Astra International yang bergerak dalam bidang pemasaran dan penyediaan layanan purna jual bagi mesin fotokopi Xerox secara eksklusif di seluruh Indonesia.  Pada tahun 1976, Divisi Xerox memisahkan diri dari PT Astra International  dan menjadi perusahaan yang mandiri dengan nama PT Astra Graphia.  Kemudian, pada tahun 1989, Astragraphia menjadi perusahaan publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan berubah nama menjadi PT Astra Graphia Tbk.

2.2. Core Competency

Astragraphia fokus pada bisnis Document Solution dengan parter utama Fuji Xerox  Co. Ltd, perusahaan yang ahli di bidang perdokumenan berskala global.  Bisnis Document Solution tidak hanya bisnis mesin fotokopi, tapi telah mengalami transformasi bersamaan dengan pesatnya perkembangan d bidang teknologi informasi (TI).  Oleh karena itulah, cakupan bisnis ini pun menjadi lebih luas.  Beberapa bisnis yang tercakup dalam Document Solution antara lain document input (creating, scanning, merging, editing), document management (sharing, archiving, dsitributing, routing), hingga document output (printing, faxing, copying, e-mailing, web viewing) dalam konfigurasi yang bervariasi.

Astragraphia membagi bisnis Document Solution dalam 4 bisnis utama, yaitu: Office Product Business, Production System Business, Printer Channel Business dan Service Business. Pembagian bisnis tersebut berdasarkan pada jenis mesin/hardware dan layanan/services yang ditawarkan.  Astragraphia menekankan pemberian nilai tambah bagi pelanggan dibandingkan sekedar penjualan hardware. Hal ini dikukuhkan dengan dikembangkannya metodologi Valued Services and Solutions (VSS) pada tahun 2004, yaitu pendekatan pemasaran yang berorientasi pada peningkatan efisiensi dan efektivitas kerja dari perusahaan pelanggan. Metodologi VSS diawali dengan proses assessment sebelum melakukan design system pengelolaan dokumen untuk sebuah perusahaan. Setelah mendapat persetujuan dari pelanggan maka tahap implementasi atau pemasangan sistem solusi dilakukan, untuk kemudian, dilakukan evaluasi apakan sistem tersebut telah sesuai dengan yang diharapkan.

2.3. Jaringan Pemasaran

Astragraphia mengelola jaringan distiribusi meliputi lebih dari 19 kantor cabang dan 53 titik layanan yang tersebar di seluruh Indonesia.  Selain jaringan distirubsi yang dimiliki sendiri, Astragraphia juga melakukan penjualan dan penyediaan layanan melalui dealer dan reseller yang tersebar di seluruh Indonesia.  Astragraphia juga terus memperluas layanan berkualitas unggulnya bagi para pelanggan dengan terus memperluas jangkauannya ke seluruh Indonesia dan wilayah lain yang berdekatan seperti Timor Leste.  Adapun jaringan distribusi Astragraphia dapat dilihat pada Gambar 3.

 

Gambar 3. Jaringan Distribusi PT Astragraphia, Tbk

 

Untuk memperkuat posisinya di pasar TI Indonesia yang masih menjanjikan, Astragraphia berkiprah melalui PT SCS Astragraphia Technologies (SAT). Perusahaan patungan yang dibentuk tahun 2004 ini, 49% sahamnya dimiliki oleh Astragraphia dan 51% dimiliki oleh Singapore Computer System Limited (SCS). Berbekal kemampuan dan pengalaman Astragraphia selama hampir 23 tahun di bisnis TI (dahulu melalui unit usaha IT Solution), SAT menjadi salah satu dari tiga besar perusahaan penyedia jasa terintregasi dalam bidang Solusi Teknologi Informasi di Indonesia. Bahkan kini SAT memiliki landansan untuk melakukan penetrasi pasar internasional yang telah dimiliki oleh SCS di pasar regional.

 

 

 

III. TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Pengertian Knowledge Management

Skyrme mengemukakan definisi: “Knowledge management is the explicit and sysematic management of vital knowledge and its associated processes of creation, organization, diffusion, use and exploitation”.  Knowledge management merupakan manajemen pengetahuann vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang beraasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi.

Definisi tersebut bukanlah satu-satunya definisi yang benar secara mutlak, karena tidak ada definisi yang universal mengenai knowledge management.  Definisi tersebut merupakan rumusan Skyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge management berdasarkan pengalaman dan kepakarannya.  Definisi yang lain menyebutkan “KM is the process through which organizations generate value from intelecctual and knowledge based assets”.  Knowledge management adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.

Kebanyakan organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge tersembunyi yang dimiliki oleh anggotanya.  Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur:

- 42% dipikiran (otak) karyawan

- 26% dokumen kertas

- 20% dokumen elektronik

- 12% knowledge based elektronik

Informasi di atas menceritakan bahwa porsi knowledge yang paling besar (42%) tersimpan dalam otak saja.  Knowledge semacam ini disebut tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang tersembunyi.  Sedangkan materialisasi knowledge berbentuk dokumen kertas (26%), dokumen elektronik (20%) dan benda elektronik berbasis knowledge (12%).  Potensi tacit knowledge tersebut harus digali untuk kemudian dieksplisitkan untuk kemudian diorganisir bersama komponen knowledge yang lain supaya bisa di-transfer kepada orang lain.

 

3.2. Penciptaan dan Pengembangan Knowledge

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama.  Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama, yaitu:

  1. Berbagi pengetahuan terbatinkan
  2. Menciptakan konsep
  3. Membenarkan konsep
  4. Membangun prototype
  5. Melakukan penyebaran pengetahuan diberbagai fungsi dan tingkat organisasi

Skyrme membedakan siklus inovasi dan siklus knowledge management seperti yang terlihat di Gambar 1.

 

Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal pengkategorian, pengorganisasian dan penyimpanan, diseminasi, dan kemudahan untuk akses.  Dengan demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri.

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

  1. Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya.
  2. Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit.
  3. Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge
  4. Constrain-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Pada konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

  1. Proses mengoleksi, mengorganisasi, mengklasifikasi dan mendisemikasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya.
  2. Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date.
  3. Menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa denga mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi.
  4. Adannya suautu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems.
  5. Analisis informasi dalam database, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga.
  6. Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentrasformasikan basis knowledge ke basis yang baru.
  7. Mengkombinasikan peng-indeks-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs.
  8. Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan dan bilamana diperlukan yang mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan dan formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah.  Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge.
  9. Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan dan perlengkapan akses ke knowledge.

 

3.3. Proses Konversi Knowledge

Skyrme mengutip dari Nonaka dan Tekeuchi bahwa tacit knowledge maupun explicit knowledge dapat dikonversi dengan proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, maupun kombinasi seperti yang terlihat pada Gambar 2.  Untuk mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.

 


IV. PEMBAHASAN

4.1. Penerapan Sharing Knowledge

Knowledge management adalah media untuk menangkap (capture) knowledge yang ada pada karyawan sehingga tercipta knowledge database yang dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan.  Dengan adanya sistem ini diharapkan semua karyawan dapat dengan mudah mengakses, menambahkan, dan menggunakan sumber pengetahuan yang ada dalam perusahaan.  Secara umum, penerapan sharing knowledge di Astragraphia dilakukan dengan tiga pendekatan.

Pendekatan pertama yaitu pendekatan teknologi (techology approach), yang meliputi Network PC untuk semua; SAP sebagai core business process; e-Document Initative (Scanner and Printer untuk semua)-Networked Multi Function Device; Knowledge Portal-DocuShare™; E-mail & Messenger; Getafix, SOL, CAR; e-Learning yang sebelumnya menggunakan Computer Based Training (CBT).   Pendekatan kedua yaitu pendekatan orang (people approach) yang meliputi Knowledge Sharing Forum.  Kegiatan ini merupakan forum untuk berbagi knowledge dan pengalaman serta pemaparan resensi suatu buku yang sedang tren di masyarakat.  Selain itu pelatihan formal (in-class) juga tercakup dalam pendekatan people approach.  Pendekatan ketiga yaitu pendekatan media (media approach) yang meliputi perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding.  Majalah dinding ini terdapat di setiap lantai serta menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus atau kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, information security, dan lain-lain.

Penerapan knowledge management di Astragraphia sebagian besar memanfaatkan software Xerox DocuShare sebagai software untuk memanajemen dokumen.  Selain itu, sharing knowledge juga dibangun dalam aplikasi Solution Online.  Aplikasi ini menyimpan data tentang masalah dan solusi yang tekait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas IT di dalam perusahaan.  Selain itu, karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila permasalahan yang mereka hadapi belum ada dalam database.  Aplikasi lain yang juga mendukung penerapan sharing knowledge adalah Daily Control System (DCS), Electronic Sales Process Control System (e-SPCS), e-Lerning, getafix, Customer Info Media (CIM), dan sebagainya.  Proses penyimpanan, pencarian dan memperoleh kembali informasi tersebut dengan mudah merupakan kunci sukses berhasilnya implementasi knowledge management di Astragraphia.

4.2. Pengaruh Penerapan Knowledge Management

Pertama, penerapan knowledge management berpengaruh terhadap kecepatan dan kemudahan para karyawan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga secara otomatis mempercepat para karyawan dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya atau mengambil keputusan dan tindakan yang tepat.  Kedua, berpengaruh terhadap peningkatan kecepatan karyawan dalam belajar dan peningkatan pengetahuan para karyawan.  Dengan mudahnya informasi diakses dan diperoleh oleh karyawan maka akan terjadi peningkatan kecepatan karyawan dalam melakukan proses belajar dan proses penyerapan pengetahuan tersebut.

Ketiga, berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas setiap karyawan.  Dengan semakin cepatnya para karyawan dalam menyelesaikan tugasnya, maka semakin tinggi pula produktivitas para karyawan tersebut.  Keempat, berpengaruh terhadap kecepatan karyawan dalam merespon kebutuhan dan masalah yang dihadapi pelanggan.  Kelima, berpengaruh terhadap daya inovasi dan kreativitas karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya pengetahuan mereka.

 

4.3. Manfaat dari Penerapan Knowledge Management

Penerapan knowledge management yang aktif dan efektif yang dilakukan oleh seluruh karyawan Astragraphia serta didukung sepenuhnya oleh pihak manajemennya telah membawa pengaruh positif terhadap internal perusahaan.  Pengaruh positif tersebut dapat memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan keuntungan yang akan berguna bagi Astragraphia.  Ada lima manfaat utama dari penerapan knowledge management terhadap internal perusahaan.

Pertama, dengan meningkatknya pengetahuan dan wawasan setiap karyawan berdampak terhadap meningkatnya kemampuan perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan.  Keputusan yang diambil tersebut tidak hanya didasari atas kemampuan para karyawan, tetapi juga didukung atas data, informasi, dan knowledge yang relevan yang tersimpan dalam knowledge management perusahaan, sehingga keputusan yang diambil atau dihasilkan merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.  Manfaat utama yang kedua adalah bagaimana Astragraphia merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat.  Dengan penerapan knowledge management, hal tersebut memungkinkan karena dalam knowledge management perusahaan berusaha memasukan semua data dan informasi mengenai pelanggan.  Selain itu, termasuk di dalamnya juga selalu adan informasi yang diperbaharui mengenai hal yang menjadi kebutuhan pelanggan pada khususnya dan kebutuhn pasar pada umumnya.

Ketiga, dari sisi peningkatan efisiensi cara kerja dan proses.  Hal itu terjadi karena dengan penerapan knowledge management semua sumberdaya perusahaan dimanfaatkan semaksimal mungkin, sehingga setiap karyawan dapat bekerja lebih cepat dan tepat, dan pada akhirnya secara keseluruhan cara kerja dan proses kerja perusahaan mengalami peningkatan efisiensi.  Keempat, Astragraphia selalu menciptakan produk dan jasa yang memiliki suatu solusi yang nilainya dapat melebihi harapan pelanggan atau customer expectation dan dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan.  Dengan adanya knowledge management ini, inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan saja, melainkan seluruh karyawan Astragraphia. Kelima, peningkatan kemampuan dalam berinovasi berdampak pula pada peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan perusahaan.


V. KESIMPULAN

 

Kesimpulan yang dapat diambil dari makalah ini adalah sebagai berikut:

  1. Sharing knowledge di PT Astragraphia, Tbk terdiri dari tiga pendekatan, yaitu pendekatan teknologi (technology approach), pendekatan orang (people approach) dan pendekatan media (people approach).
  2. Pengaruh penerapan knowledge management di PT Astragraphia, Tbk yaitu berpengaruh terhadap: kecepatan dan kemudahan karyawan dalam pekerjaan dan pengambilan keputusan; peningkatan kecepatan dalam belajar dan peningkatan pengetahuan; peningkatan produktivitas karyawan; kecepatan karyawan dalam merespon pelanggan; dan terhadap peningkatan dan daya inovasi karyawan.
  3. Manfaat yang diperoleh dari penerapan knowledge management di PT Astragraphia adalah: adanya output keputusan terbaik dari perusahaan yang bersumber dari knowledge management; perusahaan dapat merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat; peningkatan efisiensi cara kerja dan proses; penciptaan produk dan jasa yang memiliki suatu solusi yang nilainya melebihi apa yang diharapkan konsumen; dan peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan perusahaan.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Anonim. 2010.  Astragraphia Annual Report 2010.  Jakarta: Astragraphia

 

Skyrme, David J.1998. Knowledge Managementhttp://www.skyrme.com/ppt

/kmintro/kmintro.ppt.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



*